In juli 2019 vierden we het 10-jarig bestaan van digitaal bureau Elephant. Het bureau wat ik, samen met Fabian de Jong, ‘from scratch’ heb opgericht vanuit de zolderkamer. Midden in de economische crisis gestart. Zonder eigen vermogen, zonder leningen en vrijwel geen werkervaring.

De eerste 2 jaar hebben Fabian en ik dit nog part-time gedaan. Toen we besloten ‘all-in’ te gaan begon ook het moment dat we moesten gaan denken over het aantrekken van nieuwe medewerkers. Inmiddels uitgegroeid tot een team met 17 professionals. In 10 jaar tijd hebben we ons bedrijf dus uitgebreid met 15 teamleden. Dit is maar 1,5 persoon per jaar groei. Niks baanbrekends op zichzelf, maar voor 2 onervaren ondernemers is dit een prima resultaat. Inmiddels durf ik ook te zeggen dat ik aardig wat ervaring heb opgedaan op het binnenhalen en binnenhouden van topmensen.

Om eerlijk te zijn…. Elephant heeft lang niet de beste voorwaarden. Als klein bedrijf kunnen we een designer, developer, projectmanager of strateeg simpelweg niet iets vergelijkbaars bieden wat bijvoorbeeld aangeboden wordt bij de hele grote bureau’s of grote organisaties. En Elephant heeft hele mooie opdrachtgevers, maar we spelen hierin zeker geen ‘Champions League’. De meest ambitieuze professionals worden vooral enthousiast van grote namen. Toch? Hoe hebben we dan met Elephant toch zo een geweldig team weten te creëren? En hoe zorgen we ervoor dat dit ook zo blijft? In dit artikel deel ik mijn belangrijkste focuspunten voor het creëren en behouden van een geweldig team.

Spoiler alert: Ik ga niet in op de technieken die ik toepas, maar juist de principes die ik hanteer in het dagelijkse management.

Zorg voor een heldere ambitie

Toen Fabian en ik Elephant oprichtten had ik zo een 2 jaar ervaring als webdesigner. Fabian kwam direct vanuit zijn opleiding. We waren allebei groentjes, maar hadden een enorme drive om deze onderneming succesvol te maken. We waren constant bezig om naar de volgende ‘level’ te komen en waren hier extreem gedreven in. Zo pakten we ieder nieuw project uitgebreider aan en gingen we een stapje verder. Onze drive vertaalde zich naar het werk wat wij leverden aan onze klanten. In het begin hadden we geen uitgesproken visie en missie. Toch was het voor iedereen die met ons werkte duidelijk dat we meer dan 100% uit ieder traject wilden halen. Ieder volgend project moest beter zijn dan de vorige. Onbewust hadden we eigenlijk een persoonlijke missie om te groeien.

Wat heeft dit te maken met het binnenhalen van talent? In mijn optiek is het hebben van duidelijke ambities het fundament om goede mensen binnen te kunnen halen! In die periode was ik hier absoluut niet bewust mee bezig, maar onze drive zorgde er duidelijk voor dat we andere vakidioten inspireerden.

Het hebben van een duidelijk geformuleerde ambitie is belangrijk. Maar het uiten van deze ambitie in je dagelijkse werkzaamheden is nóg belangrijker! Door dit goed te uiten, inspireer je anderen. Ik geloof dat mensen loyaler zijn aan ambities, waar ze emotioneel mee verbonden willen zijn, dan aan middelen (salaris of andere voorwaarden).

Wij hadden dus – onbewust – een hele sterke fundering, namelijk onze ambitie en de manier waarop wij die wisten te uiten. Hiermee wisten we mensen aan te trekken die mee wilden in deze ambitie.

Besteed je recruitment niet uit

Wanneer je op zoek bent naar toppers, moet je ervan uitgaan dat ze in eerste instantie zelf niet op zoek zijn naar een nieuwe baan. Ga ervan uit dat iedere topper al goed voorzien is. De kans is dus klein dat jouw topper reageert op een vacature zonder dat ze jouw bedrijf of jou als persoon kennen. Uiteraard is dit niet altijd het geval, maar ik zou nooit alleen uitgaan van sollicitanten. Er zijn een heleboel toppers die op zich prima zitten, maar zeker open staan voor een nieuwe uitdaging. En als jij die nou net kunt bieden…

Meer dan 50% van ons team is bij Elephant binnengekomen vanuit ons netwerk. Mensen die ikzelf heb benaderd, mensen die goed bevriend zijn met een teamlid, een oud collega van één van de teamgenoten of iemand die ik jaren geleden heb gesproken over een andere rol.

Ik geloof ook dat je dit als oprichter zolang mogelijk zelf moet doen. Jij als oprichter kan de ambitie van jouw bedrijf het beste overbrengen. Daarnaast komt de boodschap net wat anders binnen, dan wanneer een recruiter de mogelijke kandidaat benaderd. Doe dit dus als oprichter zo lang mogelijk zelf. Uiteraard kost dit best wat tijd, maar op de lange termijn levert het veel op. Ook als je geen kandidaten weet te vinden waar je een match mee kunt maken. Je hebt namelijk je netwerk enorm uitgebreid met mensen die je graag aan je team zou willen toevoegen. In de toekomst kun je het zo makkelijker nog een keer vragen. Sterker nog; er zijn bij Elephant meerdere gevallen geweest waarbij iemand solliciteert op een rol terwijl ik deze persoon enkele jaren terug heb benaderd voor een andere rol.

De voordelen door mensen zelf te benaderen:

  • Je bouwt aan een netwerk met professionals. Benader je iemand voor een rol en heeft deze persoon geen interesse? Geen probleem, maar zorg dat je contact kunt onderhouden. Wellicht is er in de toekomst wel iets mogelijk. Bij Elephant is dit meerdere keren gebeurt.
  • Jij zoekt de ideale kandidaat voor de rol. Je hebt zelf volledige controle over wie je benaderd voor de rol. Bij binnenkomende sollicitanten heb je deze controle niet.
  • Wanneer je als oprichter iemand een bericht stuurt (via mail of LinkedIn), is de impact vaak groter dan wanneer ze een vacature voorbij zien komen, of benaderd worden door een recruiter die nog niet kan zeggen voor welk bedrijf ze werken.

Denk in rollen en ambities, in plaats van functies en taken

By dummyproofing all the systems, you will have systems where only dummies would want to work.’

Reed Hastings, CEO van Netflix – Lees het artikel

Een ding waar ik achter ben gekomen is dat mensen niet kunnen excelleren wanneer je ze een vast takenpakket en functieomschrijving geeft. Wanneer je wilt dat iemand iets vernieuwd, verbeterd, op een andere manier gaat doen, kun je die persoon beter geen vaste takenpakket geven. Een takenpakket houdt in dat iemand een hele duidelijke focus heeft en uitvoert wat van hem of haar gevraagd wordt. Hier is op zich niks mis mee, maar zelfs in de meest simpele functies kun je mensen de vrijheid geven om hier een eigen draai aan te geven.

Bij Elephant praat ik dan ook nooit over functies en takenpakketten. Ik praat veel liever in rollen, ambities, bedrijfsdoelen en persoonlijke doelen. Geef mensen een doel en laat hen met het beste antwoord komen. Natuurlijk denk je hierin met ze mee, maar ben je vooral faciliterend bezig.

Dit heeft wel een flink gevolg op de cultuur van je organisatie. Mensen die houden van structuur, regelmaat en duidelijkheid passen echt totaal niet in deze setting. Wanneer je nu al een organisatie bent dat juist vanuit structuur, protocollen en takenpakketten, werkt is het vrij moeilijk dit om te gooien. Mensen zijn natuurlijk ook gewoontedieren, met name mensen die behoefte hebben aan structuur.

Mijn visie om toptalent binnen te halen is dat je dus moet denken in rollen en ambities. Zo geef je mensen zelf de ruimte om oplossingen te bedenken op alle schalen van de organisatie.

Volledige transparantie met maand- en kwartaalreviews

Wanneer je eenmaal je toptalenten aan boord hebt is het enorm belangrijk betrokkenheid te creëren en vast te houden. Een van de zaken waarmee wij dit bij Elephant doen is door volledige transparantie te bieden over alle resultaten van het bedrijf, maar dan ook echt alle resultaten. Het enige wat we niet openlijk delen zijn de salarissen van alle individuen.

Maand- & kwartaalreviews
Aan het begin van ieder jaar stellen we een duidelijk groeiplan met meetbare KPI’s op. Denk aan omzet, winstpercentage, groei in aantal medewerkers, omzetpercentage vanuit bestaande klanten en omzetpercentage vanuit nieuwe klanten.

Dit zijn cijfers waar we extreem bovenop zitten. We houden hiervoor maandreviews. Aan het eind van iedere maand krijgen alle medewerkers een maandreview rapport via de mail. Daarin staan al deze cijfers en meer. Zo staan ook alle kostenposten volledig gespecificeerd, geven we inzage in de sales en marketing cijfers, laten we zien op welke technologische punten we vooruit zijn gegaan en welke projecten er zijn opgeleverd.

De maandreviews worden digitaal verstuurd, waarna er ruimte is voor vragen op de laatste vrijdag van de maand. Per kwartaal wordt er een gezamenlijke sessie geboekt waarin we een kwartaalreview presenteren.

We geven mensen dus volledige openheid in hoe het bedrijf ervoor staat. En omdat we aan het begin van ieder jaar een helder plan met meetbare doelen stellen, geeft dit iedereen houvast waar ze zich op moeten focussen.

Focus leggen op persoonlijke roadmaps

Een ander belangrijk element voor het behouden van toptalent is dat je ze een focus moet geven. Een focus betekent niet een concreet takenpakket, maar een persoonlijke doel of ambitie die zij zelf zien zitten. Uiteraard dient dit aan te sluiten op een van de doelen of ambities van het bedrijf. Wij besteden dan ook veel tijd om per individu uit te vinden wat zij interessant vinden, hoe ze zich hierin kunnen ontwikkelen en op welke manier Elephant hier direct van kan profiteren. Hierin is het belangrijk om volledig eerlijk te zijn. Niet alle persoonlijke doelen zijn namelijk geschikt voor het bedrijf. En wanneer dit te vaak voorkomt, kan dit natuurlijk een negatieve lading krijgen. Echter door eerlijk, open en duidelijk te zijn kun je vanuit wederzijdse vertrouwen met elkaar in gesprek blijven. Ook als dit betekent dat er echt geen match meer is tussen een medewerker en de organisatie. Dat hoeft helemaal geen ramp te zijn. Juist door dit te bespreken, blijft iedereen er ook van bewust waar ze gelukkig van worden en of ze nog op hun plek binnen de organisatie zitten.

Zoveel mogelijk vrijheid

Dit sluit erg aan op het punt van rollen en ambities. Je wilt mensen de autonomie geven hun werk zelf zoveel mogelijk in te delen. Naast het feit dat wij geen takenpakket hanteren, zijn wij ook minder streng op starttijden en eindtijden. Wij hebben iedere ochtend om 09:20 een team stand-up, waarin iedereen in max 1 minuut vertelt wat zijn/haar focus voor de dag is, of hij/zij nog op schema loopt en wat hem/haar eventueel blokkeert in het werk. Hierbij moet je aanwezig zijn en voorbereid zijn. Verder mag je zelf weten of je om 09:19 binnenkomt, of al om 08:00 begint en eerder naar huis gaat. Medewerkers kunnen ook naar de kapper tijdens werktijd, of een boodschap doen, of wat ze ook maar willen. Je wordt bij Elephant niet afgerekend op het aanwezig zijn, maar om het feit of je een goede bijdrage levert aan het bedrijfsresultaat. Wij letten gewoon op de cijfers die belangrijk zijn. We verwachten van iedereen dat ze zelf in staat zijn hier een invulling aan te geven. En als dit niet lukt, gaan we hier uiteraard over in gesprek.

Conclusie:

Voordat je toptalent binnen kunt halen, moet je de omstandigheden weten te creëren, waarin toptalent wil werken. Uiteraard kun je met een goed recruitment budget, slimme tactieken en goede voorwaarden mensen aantrekken. Maar als je wilt dat mensen écht voor het bedrijf komen, in plaats voor de voorwaarden, moet je intern beginnen. Ik ben geen HR specialist, maar mijn ervaring van de afgelopen 10 jaar heeft mij wel bewezen wat wel en niet werkt. Ik kan je vertellen dat de bovenstaande onderdelen voor Elephant heel goed werken.