Bij Elephant doe ik alle werving & selectie werkzaamheden nog volledig zelf. Ik heb meerdere keren de optie verkend om dit uit te besteden, maar in alle gevallen voelde dit niet als een logische stap. Los van de vrij hoge investering die ervoor nodig is, verlies je hiermee je authenticiteit. De kracht van recruitment ligt in mijn optiek in de persoonlijke en directe benadering. De kandidaat wordt direct benaderd door jou als ondernemer of team lead en dat geeft een veel beter beeld van jouw organisatie.

Ik besteed dan ook redelijk wat tijd aan recruitment. Om het recruitment proces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, heb ik door de jaren heen een aantal recruitment tools verzameld die me hierbij helpen. Dit is enorm waardevol omdat het jouw proces zal versnellen en omdat het je tijdswinst zal gaan opleveren. Dit zijn mijn recruitment tools:

Recruitment tool 1: Homerun

Homerun is een ATS (Applicant Tracking System) waarin je o.a het volgende kunt doen:

  • Je vacature pagina opmaken
  • Je ‘werken-bij’ site opmaken, zonder technische kennis
  • Sollicitatieformulieren inrichten
  • Een sollicitatieproces per vacature inrichten
  • Kandidaten inzien en beheren

Vooral het laatste punt is erg waardevol. Homerun is hiermee een soort van CRM systeem voor je kandidaten. Bij Elephant staan alle sollicitanten in Homerun, met een CV, NAW gegevens, aantekeningen en zijn ze gesegmenteerd op expertises. Dit is waardevol omdat ik zo vrij snel kandidaten kan zoeken voor een nieuwe vacature. Stel dat je een goede kandidaat gesproken hebt, maar dat er op dat specifieke moment toch geen match is. Wellicht dat er in de toekomst een nieuwe rol binnen je bedrijf vrij komt. Dan is de kans aannemelijk dat deze persoon hiervoor open zou staan.

Binnen Homerun kan ik dus enorm veel van mijn recruitment werkzaamheden opzetten en afronden. Hier heb ik ook helemaal niemand voor nodig, Homerun biedt mij namelijk direct alle mogelijkheden.

Recruitment tool 2: LinkedIn Recruiter

Met LinkedIn recruiter kun je o.a.

  • Kandidaten zoeken op criteria zoals opleiding, ervaring, specifieke expertises, regio, leeftijd, werkzaam bij een specifiek bedrijf en meer
  • Kandidaten opslaan in een shortlist voor jouw vacature
  • Kandidaten een persoonlijk bericht (PM) sturen
  • Bericht templates maken, zodat je niet iedere keer opnieuw een bericht hoeft te typen

In onze branche is er een structureel tekort aan designers, developers, projectmanagers, marketeers, etc. Het uitzetten en promoten van een vacature is daarom vaak niet voldoende. Daarom benader ik altijd ook zelf potentiële kandidaten. Daar is LinkedIn recruiter uitermate geschikt voor. De kracht van LinkedIn recruiter is tevens ook een gevaar. Je wilt kandidaten absoluut niet spammen! Zet dit dus echt gericht in en zorg dat jouw bericht altijd aansluit op het profiel van de kandidaat. De bericht templates zijn enorm handig. Deze gebruik ik ook, alleen zorg ik per bericht wel dat het alsnog wordt toegespitst op het profiel van de kandidaat.

Tot ongeveer half 2018, was dit enorm effectief. Anno 2021 is dit al wat minder effectief aan het worden. Dit komt vooral door de krappe arbeidsmarkt en de ‘cowboy’ recruiters die veel professionals ‘spammen’ via deze weg. Mocht je bijvoorbeeld een developer via LinkedIn recruiter willen benaderen, kun je het vergeten. Deze groep wordt dagelijks meerdere keren door recruiters benaderd met ‘mooie’ banen. Voor bijvoorbeeld commerciëlere rollen of management rollen werkt deze oplossing nog wel redelijk goed.

Recruitment tool 3: CampaignMonitor

Met CampaignMonitor kun je e-mail campagnes opstellen en versturen. Het is eigenlijk de tegenhanger van Mailchimp.

Ik gebruik CampaignMonitor in de promotiefase van de vacature. Zo sturen wij meestal een mailing naar onze klanten, relaties en oud sollicitanten om een nieuwe vacature te delen. Hierin sturen we vooral ook aan dat zij het delen met hun netwerk. De klanten, relaties en oud-sollicitanten die jouw bedrijf hoog hebben staan zullen dit ook zeker doen. Op deze manier wordt het bereik van je vacature een stuk groter.

Ook hebben we een vacature mailinglijst opgesteld binnen CampaignMonitor. Dit is een lijst met sollicitanten die het niet zijn geworden. Wanneer iemand solliciteert waar ik potentie in zie, maar niet past binnen de huidige vacature, verwijs ik die persoon naar deze lijst.

Sollicitanten die niet in aanmerking komen voor de rol, kunnen zich alsnog aanmelden voor de vacaturelijst. Ze worden op basis van hun voorkeuren automatisch ingedeeld in de juiste segmenten om zo alleen relevante vacature-updates te ontvangen.
Inmiddels staan hier zo een 150 mensen in, wat voor een bedrijf zoals Elephant redelijk veel is. Dit is tevens een gesegmenteerde lijst. Zo kan ik dus bij een technische vacature eenvoudig alleen een mailing sturen naar de mensen met een technische achtergrond.

Recruitment tool 4: de website

Het is een beetje vreemd om onze site als recruitment tool te benoemen, maar de site speelt wel een belangrijke rol in het recruitment proces. De site helpt potentiële kandidaten een beter beeld te vormen van ons cultuur en wat wij doen.

De belangrijkste use-cases voor een kandidaat:

  • Cases: De kandidaat is geïnteresseerd in wat voor projecten wij doen
  • Over ons: De kandidaat wil weten hoe groot Elephant is, en wat voor type mensen er werken
  • Blog: De kandidaat is benieuwd hoe wij over bepaalde thema’s in het vakgebied denken
  • Werken bij: De kandidaat wil weten hoe het eraan toe gaat op de werkvloer

Geen aparte werken-bij site

Dit is een overweging die ik vaker tegenkom bij ons klanten en relaties. Elephant heeft er in 2019 voor gekozen geen aparte werken-bij site meer te nemen. Dit eigenlijk vanwege de vier use-cases hierboven. Dit zijn allemaal zaken die je op onze site zelf kunt zien. Daarnaast hebben we maximaal 4 vacatures tegelijk openstaan, wat prima te combineren is in één site. Zo hebben we dus de werken-bij pagina én alle vacature pagina’s in de site opgenomen. Wanneer iemand solliciteert, komt deze persoon automatisch in Homerun terecht en wordt het vanuit daar verder opgevolgd.

Recruitment tool 5: Social media en advertising

Ook dit is natuurlijk geen recruitment tool op zichzelf, maar speelt ook een enorm belangrijke rol in het recruitment proces. Bij Elephant is social media een belangrijke onderdeel van onze marketing en communicatie. We posten meerdere keren per week op LinkedIn, Facebook, Instagram en Twitter. Dit zetten we dus ook in voor onze vacatures.

Naast het plaatsen van de vacature op onze tijdlijn, zetten we hier ook advertenties op in. Voor deze advertenties bepalen we meerdere segmenten. Dit is extreem belangrijk om het juiste bereik te krijgen.

Een voorbeeld van hoe we dit oppakken:

Vacature: Lead front-end developer met minimale ervaring van 5 jaar

Segment #1: Freelance developers

  • Insteek: We maken advertentiesets waarin we focussen op teamwork. Freelancers hebben van zichzelf een bredere kijk op hun projectaanpak. Dit is één van de belangrijkste eigenschappen die wij in een lead front-end developer zochten.
  • Platformen: We willen de freelance front-end developer gericht bereiken via Facebook & Instagram.
  • Regio: We richten ons op regio’s Breda, Dordrecht, Rotterdam en Den Haag. Alles wat binnen ca. 45 minuten van ons kantoor ligt.
  • Leeftijd: Met minimaal 5 jaar ervaring, richten we ons op mensen van 25 tot 35 jaar
  • Interesses: We richten ons op mensen met interesse in (front-end) development thema’s zoals Vue.js, WordPress, Magento 2, WooCommerce, Javascript, HTML en CSS, maar ook communities zoals Smashing Magazine.

Segment #2: Developers met 3-5 jaar ervaring bij andere digital agencies

  • Insteek: Wanneer je bijvoorbeeld 3 tot 5 jaar bij een wat groter bureau zit en daar geen doorgroeimogelijkheden ziet, is dit wellicht een mooie volgende stap voor je.
  • Platformen: Facebook & Instagram
  • Regio: We richten ons op regio’s Breda, Dordrecht, Rotterdam en Den Haag. Alles wat binnen ca. 45 minuten van ons kantoor ligt.
  • Leeftijd: Met minimaal 5 jaar ervaring, richten we ons op mensen van 25 tot 35 jaar
  • Interesses: We richten ons op mensen met interesse in (front-end) development thema’s zoals Vue.js, WordPress, Magento 2, WooCommerce, Javascript, HTML en CSS, maar ook communities zoals Smashing Magazine.

Segment #3: Developers met 5+ jaar ervaring bij reclamebureaus

  • Insteek: Reclamebureaus hebben geen volledige focus op development. De kans bestaat dat je daar dus op een gegeven moment bent uitgegroeid. Een front-end vacature bij Elephant is dan wellicht een mooie vervolgstap.
  • Platformen: Facebook & Instagram
  • Regio: We richten ons op regio’s Breda, Dordrecht, Rotterdam en Den Haag. Alles wat binnen ca. 45 minuten van ons kantoor ligt.
  • Leeftijd: Met minimaal 5 jaar ervaring, richten we ons op mensen van 25 tot 35 jaar
    Interesses: We richten ons op mensen met interesse in (front-end) development thema’s zoals Vue.js, WordPress, Magento 2, WooCommerce, Javascript, HTML en CSS, maar ook communities zoals Smashing Magazine.

Zo hebben we in dit voorbeeld 3 segmenten, waar we advertentiesets voor maken met specifieke afbeeldingen en teksten. We bekijken vervolgens welke advertenties goed werken (waar wordt het meest op geklikt). De advertenties die effectief zijn krijgen een budget verhoging, waar de advertenties die niet effectief zijn worden verwijderd.

LinkedIn advertenties

Wat wellicht opvalt is dat we niet direct kiezen om te adverteren via LinkedIn. Dat komt omdat LinkedIn behoorlijk prijzig is. Wij zetten LinkedIn advertenties uiteraard ook in, maar pas nadat we zien welke advertenties succesvol werken vanuit Facebook en Instagram. De advertentiekosten op Facebook en Instagram zijn namelijk stukken lager, wat je de mogelijkheid geeft te experimenteren. De meest succesvolle campagnes kun je dan doorvertalen naar LinkedIn.

Recruitment tool  6: IP tracking met LeadInfo

LeadInfo is een tool waarmee je kunt zien welke bedrijven er op je site komen en welke pagina’s zij bekijken. Dit is voornamelijk interessant voor sales en marketingcampagnes, maar kan ook ingezet worden in je recruitment workflow.

Omdat ik kan zien welke bedrijven er op de site kijken, kan ik dit ook koppelen aan mijn recruitment activiteiten. Heb ik bijvoorbeeld een kandidaat benaderd die bij Philips werkt? En zie ik de dag erna dat Philips de vacaturepagina, een aantal cases en de over ons pagina heeft bekeken? Dan kun je wel het verband leggen dat deze pagina’s zijn bekeken door de kandidaat die ik heb benaderd.

Hetzelfde geldt voor de advertenties die we maken. Wanneer we bijvoorbeeld specifiek targetten op een set aan bedrijven, of type bedrijven, kunnen we via LeadInfo prima een connectie maken of dit vanuit zo een advertentie is.

Wat kun je hier concreet mee? Het is natuurlijk ongepast om op basis van deze informatie direct de kandidaat te gaan bellen of mailen. Dit doe ik dan ook absoluut niet. Het is echter wel waardevol om te zien of iemand meerdere keren terugkomt om specifieke pagina’s te bekijken. Wanneer iemand in één maand meerdere keren de vacature pagina heeft bekeken, geeft dit natuurlijk aan dat er interesse is. Ik kan dan gaan uitzoeken wie in mijn netwerk werkzaam is binnen dit bedrijf en of iemand in het verleden al een keer heeft gesolliciteerd bijvoorbeeld.

Conclusie: Recruitment begint steeds meer op sales en marketing te lijken

Het zoeken en aantrekken van topkandidaten is eigenlijk niet zo veel anders dan het zoeken en aantrekken van topklanten. Als je kijkt naar deze 6 recruitment tools, hebben ze allemaal veel raakvlakken met marketing en sales. Homerun is een CRM, specifiek voor kandidaten, LinkedIn recruiter is een toegespitst product op recruitment, wat je evengoed voor acquisitie gebruikt (hiervoor heeft LinkedIn een ander product, de Sales Navigator. Dit product heeft qua features ook veel raakvlakken). CampaignMonitor is een e-mail marketing tool, je site is een sales en marketing tool en de principes achter advertising liggen ook bij sales en marketing.

Waar we met sales en marketing gedreven zijn om klantprofielen op te stellen, een klantreis uit te schetsen en hiervoor de juiste content te maken, zou dit dus voor kandidaten niet anders moeten zijn. Recruitment is dus hard werken, vooral in het begin. Echter zodra de processen staan, kun je dit met wat minder inspanning bijhouden en optimaliseren.