Één van de onmisbare rollen in het bedenken, maken en lanceren van succesvolle digitale producten; De rol van product owner.

Als ik een vergelijking zou maken, is Nick Fury van Shield de perfecte product owner. Hij heeft ervoor gezorgd dat de aarde meerdere malen gered kon worden door goed voorbereid te zijn op alle buitenaardse aanvallen!

Een goede product owner is goed voorbereid op de toekomst en treft hier alle nodige voorbereidingen voor. De belangrijkste focus van de product owner is om ervoor te zorgen dat hetgeen wat gemaakt wordt, daadwerkelijk noodzakelijk is.

Een product owner is belangrijk in ieder digitaal traject. Of het nu gaat om een website, shop, app of een digitale services.

Deze rol lijkt simpel. En omdat het zo simpel lijkt, wordt dit vaak ondoordacht ingevuld. Met alle negatieve gevolgen van dien. De product owner is één van de belangrijkste rollen in het hele proces wat voor succes dient te zorgen. Wat is er allemaal belangrijk is in deze rol, beschrijft ik in dit artikel.

Focus 1: Een product visie

Het ontwikkelen en bewaken van een product visie is essentieel voor het maken van de juiste keuzes in het ontwikkelen van jouw digitale product. Een goede product visie geeft aan waarom het product bestaat, waarvoor het echt dient en welke ambities er met dit product nagestreefd worden. Meestal ontstaat een dergelijke visie bij de directeur of oprichter van de organisatie. Maar dat als dit niet goed wordt vastgelegd, kan het ook niet verder gecommuniceerd worden. Het is echt essentieel dat alle andere rollen die betrokken zijn, en de stakeholders (bijvoorbeeld investeerders) een duidelijk beeld hebben van de product visie en hier achter kunnen staan.

Een goede product visie geeft goed aan waar de prioriteiten wel en niet moeten liggen en helpt bij het opstellen van de juiste roadmap voor jouw product.

Hoe ontwikkel je een goede product visie?

Dit kan door bijvoorbeeld een Product Canvas Board van Roman Pichler te gebruiken. In dit artikel legt Roman Pichler uit wat er bij komt kijken bij het ontwikkelen van een goede product visie.

De product owner dient dus een goede product visie te ontwikkelen én dient deze bij te werken en te bewaken. Hiervoor heeft hij de input van meerdere stakeholders nodig en dient hij alle andere rollen te betrekken.

Focus 2: Een product roadmap & product backlog

Met een product roadmap schets je de strategische route van je product. Welke onderdelen dienen als eerst gemaakt te worden en welke onderdelen komen erna? In een product roadmap ga je dus nog niet erg in op details van de onderdelen, maar focus je vooral op het einddoel. Dit worden ook wel releases genoemd.

Vanuit een product roadmap, kun je een product backlog maken. In een product backlog staan in essentie alle nodige werkzaamheden om een onderdeel van de roadmap op te leveren. De product backlog gaat dus wél in op alle details en beschrijft tot in de kleinste detail hoe een onderdeel dient te werken.

Een product owner is verantwoordelijk voor het uitwerken en bewaken van zowel de product roadmap als de product backlog. Om een goede product roadmap te ontwikkelen, heeft een product owner dus een goede product visie nodig. Daarbij organiseert de product owner strategische sessies om de roadmap goed in te vullen. Hierbij is het belangrijk dat alle disciplines (strateeg, oprichter, lead developer, ux designer, marketeer) aanwezig zijn en meedenken in de juiste prioriteiten. Dit zorgt er tevens voor dat je als product owner iedereen direct aan boord hebt.

Bij het samenstellen van de backlog organiseert de product owner backlog sessies met het development team. Hierbij let de product owner op het doel dat behaalt dient te worden per release en stuurt hij het development team aan om dit op de juiste manier te doen.

Als laatste evalueert de product owner het werk dat is opgeleverd en kijkt of er nog zaken ontbreken. Hij brengt problemen die gaandeweg zijn ontstaan in kaart en zorgt ervoor dat dit in de komende release wordt opgelost. Dit doet de product owner, bijvoorbeeld samen met de lead developer en UX designer.

Focus 3: Managen van stakeholders

Stakeholders zijn alle betrokkenen bij het product, maar zijn niet perse onderdeel van het team. Denk hierbij aan de oprichter, investeerders, de gebruikers van het product, partners, etc. Alle stakeholders hebben hun eigen belangen. De oprichter en investeerders willen vooral een winstgevend product. De partners willen jouw product koppelen aan die van hun, de gebruikers willen bijvoorbeeld betere support en de developers willen meer tijd krijgen om de code te optimaliseren. Deze belangen zijn vaak tegenstrijdig, maar je moet iedereen wel aan boord en tevreden houden. Goed communiceren over je plannen is hierin echt essentieel. Om alle stakeholders constant achter je te houden, dien je dus voldoende tijd te steken in presentaties, demo’s en sessies of workshops.

Samenvattende video:

Valkuilen voor product owners

De directeur / oprichter is product owner

Iets wat ik al te vaak meemaak is dat de directeur / oprichter van het bedrijf zichzelf naar voren schuift om het product volledig te managen. In eerste instantie klinkt het niet heel gek, want dit is vaak ook de persoon met het idee en de visie. Maar in vrijwel alle gevallen heb je als directeur al een enorme takenpakket. Je kunt dus niet voldoende tijd stoppen in het goed managen van dit proces. En wanneer je er te weinig tijd in stopt, zal je input ook niet voldoende zijn. Als je input niet voldoende is, kun je niet verwachten dat de output veel beter zal zijn.

Naast het probleem van tijd, ben je als directeur vaak ook niet de meest geschikte persoon. Een goede product owner is niet alleen strategisch goed onderlegd, maar ook technisch. De meeste oprichters / directeurs zijn totaal niet technisch onderlegd. Het maken van de juiste requirements in je product backlog is hierdoor praktisch onmogelijk. Je gaat hiermee al heel snel verkeerde verwachtingen van je development team stellen en er zullen frustraties ontstaan. Kortom; de directeur / oprichter als product owner is zelden een goede uitkomst.

Wat kun je in deze situatie doen:
Het beste wat je kunt doen is een externe product owner / projectmanager aantrekken. Dit klinkt vaak als een grote stap en een grote investering. Het klinkt ook eng om iemand autoriteit te geven die je eigenlijk niet kent. Ik kan je garanderen dat het echt voor een betere resultaat zal zorgen. Goed om bij stil te staan:

  • Externe professionals zijn gedreven: Een externe professional heeft maar één focus. En dat is om ervoor te zorgen dat jouw project slaagt. Zijn of haar naam is hier direct aan verbonden, dus hiervoor zullen ze echt wel extra stappen zetten als dit nodig is.
  • Maak goede richtlijnen voor succes: Zet duidelijke richtlijnen op voor succes en doe dit samen met de professional. Hiermee kun je goed meten hoe iemand presteert en zorg je dat er duidelijke focus is. Maak afspraken over hoe deze persoon jou op de hoogte houdt. Bijvoorbeeld via wekelijkse meetings van 30 min, waarin een aantal vaste onderwerpen worden behandeld.
  • Hoe zit het dan met kosten? Natuurlijk kost zo een persoon geld. Maar onderaan de streep kost jij als directeur ook geld. En je kunt je tijd beter steken in onderdelen waar je wél sterk in bent. Afhankelijk van de grootte van het project, hoeft zo een externe ook echt niet full-time beschikbaar te zijn.

Product owner als side job

Wat ik ook vaak meemaak is dat iemand binnen de organisatie wordt aangewezen het traject te leiden. “Iemand van de afdeling financiën heeft nog wel wat tijd over en doet ook wel eens wat met ons CRM. Hij kan dit wel oppakken.” Vaak is de persoon die hiervoor aangewezen wordt totaal niet gekwalificeerd voor deze rol. Zo een persoon heeft nooit een digitaal project geleid, developers aangestuurd, requirement documenten gemaakt, backlog sessies geleid, etc. Daarnaast heeft deze persoon totaal geen mandaat (beslissingsbevoegdheid) en zal alle besluiten dus alsnog bij de directeur / oprichter moeten neerleggen. En daarbij heeft deze persoon dan ook niet eens full-time focus op dit proces. Dit is een cocktail van slechte ingrediënten wat gegarandeerd leidt tot falen.

Wat kun je in deze situatie doen:
Ook hiervoor is het beste alternatief om een externe professional aan te nemen, in plaats van een interne collega. Mocht dit niet haalbaar zijn, zorg er dan voor het volgende:

  • Motivatie: De aangewezen persoon moet gemotiveerd zijn dit te willen doen. Als er geen intrinsieke motivatie is vanuit de medewerker, zal dit zich ook uiten in de voortgang van het traject.
  • Mandaat: Geef de medewerker vervolgens duidelijke richtlijnen over zijn/haar beslissingsbevoegdheid. Geef bijvoorbeeld aan hoeveel budget er maandelijks beschikbaar gesteld wordt. En maak een lijst met type beslissingen die de medewerker zonder overleg wel / niet mag maken.
  • Training & begeleiding: Bied ten slotte een training en coaching aan. Dit is vaak een stuk goedkoper dan het inhuren van een externe professional. Een training als product owner kan al vanaf ca. 1500,-. En dit is een waardevolle investering in je medewerker. Faciliteer vervolgens 1 tot 2 keer per maand een externe professional die de medewerker kan bijstaan in lastige vraagstukken en hem/haar ondersteunt in het leiden van het project.

Meerdere mensen als product owner:

Wat ik ook regelmatig zie is dat er twee of drie collega’s betrokken zijn in het traject. Vaak is dit eigenlijk een prima aanpak. Het is alleen belangrijk dat er duidelijke afspraken gemaakt worden wie waar verantwoordelijk voor is. En uiteindelijk moet er één persoon echt verantwoordelijk gemaakt worden. Wanneer beslissingen te lang blijven liggen, kan deze persoon het namelijk doorzetten. Wanneer de rolverdeling tussen deze collega’s onduidelijk is, of wanneer alle beslissingen alsnog bij de ‘grote baas’ gecheckt moeten worden, zal dit het proces enorm vertragen en voor frustraties gaan zorgen.

Wat kun je in deze situatie doen:
In deze situatie kun je in grote lijnen vasthouden aan de drie punten uit het vorige stuk. Namelijk, motivatie, mandaat en training en begeleiding. Extra belangrijk hierin is wel mandaat. Zorg ervoor dat je goed afspreek wie waarvoor verantwoordelijk wordt. Denk hierbij aan budget, planning en bepaalde onderdelen van het traject (bijvoorbeeld marketing, techniek, design, content, etc).

Samenvatting:

  • De product owner is een centrale speler in het proces en dus onmisbaar in een team bij het ontwikkelen;
  • Deze rol is geen ‘side job’ en draagt een grote verantwoordelijkheid. Denk dus goed na over wie je deze rol toevertrouwt. En geef deze persoon ook de nodige autoriteit. Stel je voor dat Nick Fury voor al zijn beslissingen alle directieleden eerst om goedkeuring moest vragen. Dan zou onze planeet al lang verwoest zijn ?
  • Ben je directeur of oprichter? Probeer jezelf dan buiten deze rol te houden. Dit is erg lastig te combineren met jouw andere verantwoordelijkheden als directeur / oprichter.

Ik hoop dat dit artikel je nieuwe inzichten heeft gegeven en je hiermee betere beslissingen kunt maken in jouw eigen product ontwikkeling proces.